Remote Learning Letter to Families

Remote Learning Letter to Families

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April 30, 2020

 

Dear Students and Families,

 

We hope this letter finds you and your families healthy and well. We miss you and look forward to seeing you soon!  This letter will explain to you how Holyoke High School educators will provide remote instruction to students aligned to recent recommendations provided from the Department of Elementary and Secondary Education.  

 

It is important for every student to realize that we expect them to work to the best of their ability to complete the course assignments, designed by teachers to be both accessible and relevant.  We have worked hard to account for the challenges our community faces, have built in regular support and communication and as ever, are prepared to work through obstacles and challenges with students. While we understand that some of our students are essential workers and each family has unique needs at this time, it is imperative that students understand that  4th Quarter (Q4) remote work counts for credit.   Without it, students will not be able to pass for the 2nd semester. If you get stuck, lost, confused, and/or frustrated, we implore you to reach out for help- to your school counselors, your teachers, administrators and to your peers.

 

Below are frequently asked questions about remote learning, credits, grading, and recovering from failing grades for the remainder of the school year 2019-2020. 

 

FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

 

 

What are the dates for 4th quarter? 

For seniors, 4th quarter will run May 4 to May 29.   For students in grades 9-11, 4th quarter will run May 4 to June 19.  Report cards will be mailed home before June 30.

 

 

How will Q3, Q4 and Semester 2 grades and credits be determined, and will they affect my GPA?

 

 

 

  • Credit for 2nd semester courses is based on the average of Q3 and Q4 grades (50% 3rd, 50% 4th) and will be earned if the average is 60 or higher
  • There will be no final exams
  • Q4 course grades will be Pass/Incomplete (60+ is Passing)
  • 2nd semester credit for students will be shown by Pass on students’ transcripts 
  • Students whose 3rd and 4th quarter average is less than 60 will have an Incomplete as their 2nd semester grade on their transcript, and will receive No Credit for 2nd semester.
    • Pass/Incomplete Example: 3rd and 4th quarter grades will be averaged for a 2nd semester grade.  As examples:   
      • 75 (Q3) +58 (Q4) =133/2=66.5=Pass/Credit
      • 75+40=115/2=57.5=Incomplete/No Credit
      • 55+75=130/2=65=Pass/Credit
  • 2nd semester grades will not be used in calculating GPAs for all 4 grade levels (including dual enrollment/early college grades)
  • Teachers will grade and give feedback on student work weekly, using the same criteria and systems as they have all year.

 

What will Q4 Remote Learning Look Like? 

 

Beginning on May 4th, students can typically expect one task per week per class and about 3 hours of learning time per day. There will be some video sessions and independent work.  Some of these sessions will be live, all sessions will be recorded so students and families can refer back to them throughout the week.

  • We have organized our teaching work day using these schedules for the North and Dean campuses (also pasted at the end of this letter)
  • Remote Learning for each course will be organized into 6-week projects. A few exceptions: 
      • Seniors: Students with Q3 grades of 70% or higher in a course will be able to complete a course reflection in place of the Q4 project. All seniors with Q3 grades below 70% in a course will complete 4-week projects for those courses 
      • AP classes: Students who take the exam will complete a  course reflection. Students who do not take the exam will complete a 4 or 6-week project depending on grade level
  • Students have one task per course per week that builds up to a final task (a few courses are slightly different to match course goals) 
  • The work focuses on the most important standards needed to prepare for next year, aligned to recommendations from the Department of Elementary and Secondary Education
  • The work builds on our current reality and includes journaling, family conversations and interviews, and relevant learning we believe makes sense while students are home
  • Paper resources are available for students with specific learning needs or technology limitations.   Students with IEPs can contact Jessica O’Malley at jomalley@hps.holyoke.ma.us  or Lindsay Hall at lhall@hps.holyoke.ma.us.   Students with technology limitations can contact Dializ Serrano at dserrano@hps.holyoke.ma.us.

 

Will we have live online classes? What other types of sessions can we expect?

 

All of the information needed to complete course tasks will be recorded and available to students to use at flexible times. In addition

  • Teachers will present either recorded class sessions or live class sessions once each week, following this Remote Teaching and Learning Schedule, designed to keep things simple and accessible.   Teachers will also run live Office Hours Monday thru Thursday for 90 minutes. 
  • Informational/instructional videos and other resources will accompany each task
  • In addition to these scheduled times, students and families can schedule 1:1 phone or video calls with teachers as well
  • We should note that in some cases teachers are primary caregivers and may need to adjust their office hours to meet those responsibilities.   
  • Students and families should refer to the virtual learning expectations shared with families by Holyoke Public Schools.

 

How can students make up work and reverse an Incomplete grade?

 

  • Missing Q4 work can be completed in summer school (virtual or live), or during Q1 of the 20-21 school year. Work not completed by the end of Q1 will become a No Credit (NC) on the student’s transcript
  • Q1 of the 20-21 school year will feature some days where time during the school day will be dedicated for teachers and students to work on spring 2020 remote learning tasks.  

 

How can students keep buying back 1st semester absences to get full credit and reverse the  No Credit/Absence (NCA) mark on their transcript? 

 

  • For each  weekly lesson packet that a student  completes from the Course Enrichment Folder,  for any  of his/her classes,  buys back 1 absence day. 
  • Quarter 4 work WILL NOT count toward attendance buy-back.  Students will work on individual plans with HHS Attendance team
  • Attendance buy-back deadline for all students is June 19.

 

What if we don’t have access to technology or our access is limited?

  • Students that need access to a chromebook can email Dializ Serrano at dserrano@hps.holyoke.ma.us  The deadline for Chromebook distribution is May 30th.
  • Qualified families can receive free internet service.   If families need this service, they may contact 413- 561-0862 (English) or 413-314-3560 (Spanish) for assistance until May 15th.

 

What if my family circumstances make it impossible for me to do work right now?

We understand that some students may be in a position where they cannot complete the remote work.   This is why we decided on a Pass/Incomplete system for grading the 2nd semester, and why we are making it possible to earn credit through the end of next year’s first quarter.

 

To view student’s grades, (which will be updated weekly)

 

 

 

Thank you for all you’re doing to engage in learning in this difficult time, and for your patience as we develop a remote learning approach that’s manageable, engaging and supports students’ personal wellness and academic growth. We welcome your input. Please reach out to your school counselor, administrator or teachers with questions or input on this matter.

 

Sincerely, 

Stephen R. Mahoney, Ed.D

 

North Campus

 

Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday
3hrs Student Work History & Elective #1 Science ELA/Elective # 2 Math and Intervention World Language/ELL
Live/Recorded Teaching Sessions History         1030-12

Business & Arts  12-130

Science        1030-12 ELA           1030-12

Pe/Health, Fresh Seminar 12-130

Math             1030-12

Foundations 12-130

World Lang 1030-12      

ELL             12-130

Teacher/Counselor Office Hours (every teacher, every day) 130-3

All Teachers

130-3

All Teachers

130-3

All Teachers

130-3

All Teachers

Taking Care of yourself and your family PE/Health link

SEL Link

PE/Health link

SEL Link

PE/Health link

SEL Link

PE/Health link

SEL Link

PE/Health link

SEL Link

Team/Department Meetings 9am-12pm ELA, PE/Health Math, Special Ed ELL, World Language, Business Arts, History, Science 9th& 10th gr teams

 

Teacher Commitments:

  • Post a recorded lesson or host a live session once/week (up to 30 minutes) that supports student understanding of the material and reviews the skills involved in that week’s performance task. Be on call during that designated teaching time.
  • Host  Zoom or Google Hangouts office hours Mon-Thurs (teachers and staff whose caregiving responsibilities require their time and attention at the 130-3 pm time slot will make and post alternate times.)
  • Grade student work (posted to SchoolBrains) and share feedback with students each week
  • Track student engagement each week
  • Reach out to students (and their families) who are not engaging in the work.   Work with student support staff to engage non-responsive students and families.

Student Commitments

  • Attend every live session or watch every recorded session for every class
  • Use office hours to get support on course performance tasks
  • Complete the weekly assignment for every class

 

Dean Campus

 

Monday Tuesday  Wednesday Thursday Friday
3hrs Student Work History & ELL Science & PE ELA & Foundations Math  CTE/Shops
Live/Recorded Teaching Sessions History         1030-12

ELL              12-130

Science       1030-12

PE               12-130

ELA               1030-12

Foundations  12-130

Math            1030-12 Shop         1030-130
Teacher/Counselor Office Hours 130-3

All Teachers

130-3

All Teachers

130-3

All Teachers

130-3

All Teachers

Taking Care of yourself and your family PE/Health link

SEL Link

PE/Health link

SEL Link

PE/Health link

SEL Link

PE/Health link

SEL Link

PE/Health link

SEL Link

Team/Department Meetings 9am-12pm ELA, PE/Hlth Math, Special Ed CTE & ELL/Language History, Science 9th & 10th gr teams

 


 

30 de abril 2020

 

Estimadas familias y estudiantes,           

 

Esperamos que esta carta lo encuentre a usted y a sus familiares saludables y bien. ¡Te extrañamos y esperamos verte pronto! Esta carta le explicará cómo los educadores de la Escuela Secundaria Holyoke brindarán instrucción remota a los estudiantes alineados con las recomendaciones recientes proporcionadas por el Departamento de Educación Primaria y Secundaria.

 

Es importante que cada estudiante se dé cuenta de que esperamos que trabajen lo mejor que puedan para completar las tareas del curso, diseñadas por maestros para ser accesibles y relevantes. Hemos trabajado arduamente para dar cuenta de los desafíos que enfrenta nuestra comunidad, hemos incorporado apoyos y comunicación regulares y como siempre, estamos preparados para superar obstáculos y desafíos con los estudiantes. Mientras si entendemos que algunos de nuestros estudiantes son trabajadores esenciales y que cada familia tiene necesidades únicas en este momento, es imperativo que los estudiantes comprendan que el trabajo remoto del cuarto trimestre (Q4) cuenta para el crédito. Sin esos, los estudiantes no podrán aprobar el segundo semestre. Si se queda atascado, perdido, confundido y / o frustrado, le rogamos que busque ayuda con los consejeros de su escuela, sus maestros, administradores y sus compañeros.

 

A continuación se encuentran las preguntas frecuentes sobre el aprendizaje remoto, los créditos, la calificación y la recuperación de las calificaciones reprobadas durante el resto del año escolar 2019-2020.

 

PREGUNTAS FRECUENTES

 

¿Cuáles son las fechas para el cuarto trimestre?

Para los estudiantes de último año, el 4to trimestre se extenderá del 4 al 29 de mayo. Para los estudiantes en los grados 9-11, el 4to trimestre se extenderá del 4 al 19 de junio. Las notas de calificaciones se enviarán a casa antes del 30 de junior.

 

 

¿Cómo se determinarán las calificaciones y créditos de Q3, Q4 y Semestre 2, y afectarán mi GPA?

 

  • El crédito para los cursos del segundo semestre se basa en el promedio de las calificaciones Q3 y Q4 (50% 3er, 50% 4to) y se obtendrá si el promedio es 60 o más
  • No habrá exámenes finales
  • Las calificaciones del curso Q4 serán Aprobado / Incompleto (60+ está aprobando)
  • El pase del segundo semestre para los estudiantes se mostrará como pase en las transcripciones de los estudiantes
  • Los estudiantes cuyo promedio del tercer y cuarto trimestre es inferior a 60 tendrán un Incompleto como su calificación de segundo semestre en su expediente académico y no recibirán crédito por el segundo semestre.
    • Pase/Ejemplo incompleto: 
    • Las calificaciones del tercer y cuarto trimestre se promediarán para una calificación del segundo semestre. Como ejemplos
      • 75 (Q3) +58 (Q4) =133/2=66.5=Pasa/Credito
      • 75+40=115/2=57.5=Incompleto/No Credito
      • 55+75=130/2=65=Pasa/Credito
  • Las calificaciones del segundo semestre no se utilizarán para calcular los GPA para los 4 niveles de grado (incluidas la matrícula doble / calificaciones de la universidad temprana)
  • Los maestros calificarán y darán retroalimentación sobre el trabajo de los estudiantes semanalmente, utilizando los mismos criterios y sistemas que tienen durante todo el año.

 

 

¿Cómo será el aprendizaje remoto del cuarto trimestre?

 

    1. A partir del 4 de mayo, los estudiantes generalmente pueden esperar una tarea por semana por clase y aproximadamente 3 horas de tiempo de aprendizaje por día. Habrá algunas sesiones de video y trabajo independiente. Algunas de estas sesiones serán en vivo, todas las sesiones se grabarán para que los estudiantes y las familias puedan consultarlas durante toda la semana.
  • Hemos organizado nuestro día de trabajo docente utilizando estos horarios para los campus de North y Dean (también pegado al final de esta carta)
  • El aprendizaje remoto para cada curso se organizará en proyectos de 6 semanas. Algunas excepciones:
    • Seniors: Los estudiantes con calificaciones Q3 del 70% o más en un curso podrán completar una reflexión del curso en lugar del proyecto Q4. Todas las personas mayores con calificaciones Q3 inferiores al 70% en un curso completarán proyectos de 4 semanas para esos cursos
    • AP classes: Los estudiantes que toman el examen completarán un curso de reflexión. Los estudiantes que no toman el examen completarán un proyecto de 4 o 6 semanas dependiendo del nivel de grado
    • Los estudiantes tienen una tarea por curso por semana que se acumula hasta una tarea final (algunos cursos son ligeramente diferentes para que coincidan con los objetivos del curso)
    • El trabajo se enfoca en los estándares más importantes necesarios para prepararse para el próximo año, alineados con las recomendaciones del Departamento de Educación Primaria y Secundaria.
    • El trabajo se basa en nuestra realidad actual e incluye diario, conversaciones familiares y entrevistas, y el aprendizaje relevante que creemos tiene sentido mientras los estudiantes están en casa.
  • Los recursos en papel están disponibles para estudiantes con necesidades de aprendizaje específicas o limitaciones tecnológicas. Los estudiantes con IEP pueden contactar a Jessica O’Malley en jomalley@hps.holyoke.ma.us o Lindsay Hall en lhall@hps.holyoke.ma.us. Los estudiantes con limitaciones tecnológicas pueden comunicarse con Dializ Serrano a dserrano@hps.holyoke.ma.us.

 

¿Tendremos clases en vivo en línea? ¿Qué otro tipo de sesiones podemos esperar?

Toda la información necesaria para completar las tareas del curso se registrará y estará disponible para que los estudiantes la utilicen en horarios flexibles. Adicionalmente

  • Los maestros presentarán sesiones de clase grabadas o sesiones de clase en vivo una vez por semana, siguiendo este Programa de enseñanza y aprendizaje remoto, diseñado para mantener las cosas simples y accesibles. Los maestros también ejecutarán las horas de oficina en vivo de lunes a jueves durante 90 minutos.
  • Videos informativos / instructivos y otros recursos acompañarán cada tarea
  • Además de estos horarios programados, los estudiantes y las familias también pueden programar llamadas telefónicas o videollamadas 1: 1 con los maestros.
  • Debemos tener en cuenta que, en algunos casos, los maestros son los cuidadores principales y pueden necesitar ajustar sus horarios de oficina para cumplir con esas responsabilidades.
  • Los estudiantes y las familias deben consultar las expectativas de aprendizaje virtual compartidas con las familias por las Escuelas Públicas de Holyoke.

 

¿Cómo pueden los estudiantes recuperar el trabajo y revertir una calificación incompleta?

  • El trabajo faltante del cuarto trimestre se puede completar en la escuela de verano (virtual o en vivo), o durante el primer trimestre del año escolar 20-21. El trabajo que no se haya completado para el final del primer trimestre se convertirá en Sin crédito (NC) en la transferencia del estudiante
  • El primer trimestre del año escolar 20-21 contará con algunos días en los que se dedicará tiempo durante el día escolar para que los maestros y estudiantes trabajen en las tareas de aprendizaje remoto de la primavera de 2020.

 

¿Cómo pueden los estudiantes seguir comprando las ausencias del primer semestre para obtener el crédito completo y revertir la marca de Sin crédito / ausencia (NCA) en su transcripción?

  • Por cada paquete de lección semanal que un estudiante complete de la Carpeta de enriquecimiento del curso, para cualquiera de sus clases, vuelve a comprar 1 día de ausencia.
  • El trabajo del cuarto trimestre NO contará para la recompra de asistencia. Los estudiantes trabajarán en planes individuales con el equipo de asistencia de HHS
  • La fecha límite de recompra de asistencia para todos los estudiantes es el 19 de junio.

 

¿Qué sucede si no tenemos acceso a la tecnología o nuestro acceso es limitado?

  • Los estudiantes que necesitan acceso a un Chromebook pueden enviar un correo electrónico a Dializ Serrano a dserrano@hps.holyoke.ma.us. La fecha límite para la distribución de Chromebook es el 30 de mayo.
  • Las familias calificadas pueden recibir servicio gratuito de internet. Si las familias necesitan este servicio, pueden contactar 413-561-0862 (inglés) o 413-314-3560 (español) para asistencia hasta el 15 de mayo.

 

¿Qué pasa si las circunstancias de mi familia me imposibilitan trabajar en este momento?

Entendemos que algunos estudiantes pueden estar en una posición en la que no pueden completar el trabajo remoto. Es por eso que decidimos un sistema de Pase / Incompleto para calificar el segundo semestre, y por qué estamos haciendo posible obtener crédito hasta el final del primer trimestre del próximo año.

 

Para ver las calificaciones de los alumnos (que se actualizarán semanalmente)

 

 

 

Gracias por todo lo que está haciendo para participar en el aprendizaje en este momento difícil, y por su paciencia mientras desarrollamos un enfoque de aprendizaje remoto que sea manejable, atractivo y que apoye el bienestar personal y el crecimiento académico de los estudiantes. Agradecemos su aporte. Comuníquese con su consejero escolar, administrador o maestros con preguntas o comentarios sobre este asunto.

 

Sinceramente, 

Stephen R. Mahoney, Ed.D

 

Campus norte

 

Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday
3hrs Student Work History & Elective #1 Science ELA/Elective # 2 Math and Intervention World Language/ELL
Live/Recorded Teaching Sessions History         1030-12

Business & Arts  12-130

Science        1030-12 ELA           1030-12

Pe/Health, Fresh Seminar 12-130

Math             1030-12

Foundations 12-130

World Lang 1030-12      

ELL             12-130

Teacher/Counselors Office Hours (every teacher, every day) 130-3

All Teachers

130-3

All Teachers

130-3

All Teachers

130-3

All Teachers

Taking Care of yourself and your family PE/Health link

SEL Link

PE/Health link

SEL Link

PE/Health link

SEL Link

PE/Health link

SEL Link

PE/Health link

SEL Link

Team/Department Meetings 9am-12pm ELA, PE/Health Math, Special Ed ELL, World Language, Business Arts, History, Science 9th& 10th gr teams

 

Compromisos del maestro

  • Publique una lección grabada o organice una sesión en vivo una vez por semana (hasta 30 minutos) que apoye la comprensión del material por parte del estudiante y revise las habilidades involucradas en la tarea de desempeño de esa semana. Estar de guardia durante ese tiempo de enseñanza designado.
  • Horario de oficina de Host Zoom o Google Hangouts de lunes a jueves
  • Califique el trabajo de los estudiantes (publicado en SchoolBrains) y comparta comentarios con los estudiantes cada semana
  • Haga un seguimiento del compromiso de los estudiantes cada semana
  • Comuníquese con los estudiantes (y sus familias) que no participan en el trabajo. Trabaje con el personal de apoyo estudiantil para involucrar a estudiantes y familias que no responden.

Compromisos del estudiante

  • Asista a cada sesión en vivo o mire cada sesión grabada para cada clase
  • Use el horario de oficina para obtener apoyo en la tarea de rendimiento del curso
  • Completa la tarea semanal para cada clase

 

Campus Dean

 

Monday Tuesday  Wednesday Thursday Friday
3hrs Student Work History & ELL Science & PE ELA & Foundations Math  CTE/Shops
Live/Recorded Teaching Sessions History         1030-12

ELL              12-130

Science       1030-12

PE               12-130

ELA               1030-12

Foundations  12-130

Math            1030-12 Shop         1030-130
Teacher/Counselor Office Hours 130-3

All Teachers

130-3

All Teachers

130-3

All Teachers

130-3

All Teachers

Taking Care of yourself and your family PE/Health link

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Team/Department Meetings 9am-12pm ELA, PE/Hlth Math, Special Ed CTE & ELL/Language History, Science 9th & 10th gr teams

 

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