Reopening Leadership Team Update Memo #9  

Reopening Leadership Team Update Memo #9  

Reopening Leadership Team Update Memo #9  

 

The HPS Reopening Leadership team met on Thursday, July 9.  The team was excited that the Family Survey launched the prior afternoon and that we had received nearly 600 responses in less than 24 hours.  As a reminder, the survey (English, Spanish/Espanol) is due on Wed, July 15th at 5 p.m.  Late last week, two important documents were released: Initial Special Education guidance and the Reopening FAQs

 

Mario Florez, Chief of Social, Emotional and Behavioral Learning, presented data on student engagement during remote learning.  We examined the various levels of engagement by school and the reasons why a student may not have been engaged.  We are identifying actions we can take to strengthen our outreach and support for families so we can work collaboratively to strengthen student engagement during periods of remote learning. Our goal is to ensure that all students experience grade-level learning that is relevant and motivating.    Information collected shows that the district’s earlier distribution of devices and internet access to students and families has supported students’ ability to engage in remote learning.  We will continue to purchase and distribute more devices in order to reduce this barrier for all students.

 

Select committees also shared an update on what went well in the last three months, what we learned, and what changes will need to be made and incorporated into our planning for SY20-21.  

 

Human Resources: 

  • Strength to-date: Relationship between the district and unions to implement changes quickly, effective virtual hiring, 96% staffed at the end of June and fewer resignations, strong and timely communication with staff
  • Area to strengthen for SY20-21: Develop stronger guidance and protocols when someone reports having COVID-19 so that strong contact tracing and additional actions can take place in order to ensure a safe work environment.  Develop clearer guidance on the duties of paraprofessionals for remote work.  
  • Planning for next year: Policy and procedure development to build trust with staff and clarify expectations, work closely with the union on working conditions, and developing flexible staffing models

 

School-based Operations 

  • Strength to-date: The Committee has wide representation from many voices and is actively planning for next year. 
  • Area to strengthen for SY20-21: Streamline and focus tools and resources (in platforms, websites, etc.) and go deeper in certain areas of learning if we move to remote learning.
  • Planning for next year: Movement through school (arrival, dismissal, meals, recess, hallways, bathrooms, nurse visits), water fountains, visitors

 

Social Emotional Learning and Family: 

  • Strength to-date: Weekly check-in with counselors to then support outreach to students, strong communication to families through written updates and Facebook Live, Hotline 
  • Area to strengthen for SY20-21: Provide more virtual counseling/support networks for students who are at home, Stronger communication in regards to grading policies
  • Planning for next year: Training and planning for mental health services and reactive behavior management, planning for student support rooms and hands-on interventions 

 

Health and Wellness: 

  • Strength to-date: Moved quickly to remote learning to keep students and staff safe, provided real-time updates and educational resources, nurses participated in statewide contact tracing, strong relationship with the local Department of Public Health
  • Area to strengthen for SY20-21: Standardizing the nurse process for reporting COVID-19
  • Planning for next year: Isolation rooms, vaccination education, flu clinics, training and education materials, supporting all school-based reentry planning

 

Finally, here are a few reminders:

  • Keep us informed of any changes to your contact information by completing this form.
  • Be sure that your child is up-to-date with their physical examination and all immunizations (Spanish) and their physical examination.

Contact UsQuestions?

  • All HPS buildings and departments are available for phone calls during traditional business hours, although we are still closed to the public.
  • If you have questions and suggestions about returning to school, please submit them on our Contact Us Form at https://www.hps.holyoke.ma.us/about-us/contact/ or text/call our hotline at 413.561.0862.  We will respond to your questions within 1 business day.  We will ensure that our reopening leadership team considers every question and suggestion.  

 

Thank you.  Stay safe and well.

 


 

Equipo de liderazgo de reapertura de HPS – Memo de actualización  #9  

 

El Equipo de Liderazgo de Reapertura de HPS se reunió el jueves 9 de julio.  El equipo estaba entusiasmado con el lanzamiento de la Encuesta a las Familias la tarde anterior y con el hecho de haber recibido casi 600 respuestas en menos de 24 horas.  Como recordatorio, la encuesta (inglés, español) debe ser entregada el miércoles 15 de julio a las 5 p.m. A finales de la semana pasada, dos documentos importantes fueron publicados: La guía de Educación Especial Inicial y las Preguntas Frecuentes de Reapertura

 

Mario Florez, Jefe de Aprendizaje Social, Emocional y de Comportamiento, presentó datos sobre el compromiso de los estudiantes durante el aprendizaje a distancia.  Examinamos los distintos niveles de compromiso de la escuela y las razones por las que un estudiante puede no haber estado comprometido.  Estamos identificando las acciones que podemos tomar para fortalecer nuestro alcance y apoyo a las familias para que podamos trabajar en colaboración para fortalecer el compromiso de los estudiantes durante los períodos de aprendizaje a distancia. Nuestro objetivo es asegurar que todos los estudiantes experimenten un aprendizaje a nivel de grado que sea relevante y motivador.    La información recopilada muestra que la distribución anterior de dispositivos y el acceso a Internet del distrito a los estudiantes y las familias ha apoyado la capacidad de los estudiantes para participar en el aprendizaje a distancia.  Continuaremos comprando y distribuyendo más dispositivos para reducir esta barrera para todos los estudiantes.

 

Los comités de selección también compartieron una actualización de lo que ha ido bien en los últimos tres meses, lo que hemos aprendido, y los cambios que habrá que hacer e incorporar en nuestra planificación para el año escolar 20-21.  

 

Recursos Humanos: 

  • Fortaleza hasta la fecha: Relación entre el distrito y los sindicatos para implementar los cambios rápidamente, contratación virtual efectiva, 96% de personal a finales de junio y menos renuncias, comunicación fuerte y oportuna con el personal
  • Área a reforzar para el año escolar 20-21: Desarrollar una guía y protocolos más fuertes cuando alguien reporta que tiene COVID-19 para que se pueda realizar un fuerte rastreo de contactos y acciones adicionales para asegurar un ambiente de trabajo seguro.  Desarrollar una orientación más clara sobre los deberes de los paraprofesionales para el trabajo a distancia.  
  • Planificación para el próximo año: Desarrollo de políticas y procedimientos para crear confianza con el personal y aclarar las expectativas, trabajar estrechamente con el sindicato en las condiciones de trabajo y desarrollar modelos de dotación de personal flexibles

 

Operaciones en las escuelas 

  • Fortaleza hasta la fecha: El Comité tiene una amplia representación de muchas voces y está planificando activamente para el próximo año. 
  • Área a fortalecer para el año escolar 20-21: Racionalizar y centrar las herramientas y recursos (en plataformas, sitios web, etc.) y profundizar en ciertas áreas de aprendizaje si pasamos a la enseñanza a distancia.
  • Planificación para el próximo año: Movimiento a través de la escuela (llegada, salida, comidas, recreo, pasillos, baños, visitas de enfermeras), fuentes de agua, visitantes

 

Aprendizaje socio-emocional y familia: 

  • Fortaleza hasta la fecha: Registro semanal con los consejeros para luego apoyar el alcance a los estudiantes, una fuerte comunicación con las familias a través de actualizaciones escritas y Facebook Live, Línea Directa 
  • Área a reforzar para el año escolar 20-21: Proporcionar más asesoramiento virtual / redes de apoyo para los estudiantes que están en casa, una comunicación más fuerte en lo que respecta a las políticas de calificación
  • Planificación para el próximo año: Entrenamiento y planificación de servicios de salud mental y manejo de comportamiento reactivo, planificación de salas de apoyo para estudiantes e intervenciones prácticas. 

 

Salud y Bienestar: 

  • Fortaleza hasta la fecha: se pasó rápidamente al aprendizaje a distancia para mantener seguros a los estudiantes y al personal, se proporcionaron actualizaciones en tiempo real y recursos educativos, las enfermeras participaron en el rastreo de contactos en todo el estado, una fuerte relación con el Departamento de Salud Pública local
  • Área a reforzar para el año escolar 20-21: Estandarizar el proceso de enfermería para informar sobre COVID-19
  • Planificación para el próximo año: Salas de aislamiento, educación sobre vacunación, clínicas de gripe, materiales de formación y educación, apoyo a toda la planificación del reingreso a la escuela.

 

Finalmente, aquí hay algunos recordatorios:

  • Manténganos informados de cualquier cambio en su información de contacto completando este formulario.
  • Asegúrese de que su hijo esté al día con su examen físico y todas las vacunas (español) y su examen físico.

Contáctenos¿Preguntas?

 

Todos los edificios y departamentos de HPS están disponibles para llamadas telefónicas durante el horario de oficina tradicional. Si tiene preguntas y sugerencias sobre el regreso a la escuela, por favor envíelas en nuestro formulario de contacto en https://www.hps.holyoke.ma.us/about-us/contact/  o por texto/llamada a nuestra línea directa 413-561-0862.  Responderemos a sus preguntas en el plazo de un día hábil.  Nos aseguraremos de que nuestro equipo de liderazgo de reapertura considere cada pregunta y sugerencia.  

 

Gracias.  Manténgase seguro y sano.

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