7-31-20 Reopening Update from Dr. Alberto Vázquez Matos

7-31-20 Reopening Update from Dr. Alberto Vázquez Matos

Please read this important bilingual return-to-school message from Dr. Alberto Vázquez Matos./ Por favor, lea este importante mensaje bilingüe de regreso escolar del Dr. Alberto Vázquez Matos.

Greetings Holyoke Public Schools Community: 

Today, we submitted Holyoke’s preliminary return-to-school plan to the Department of Elementary and Secondary Education (DESE).  In this letter, I am sharing with you what we know to be true today, but we must recognize that the current environment can change.  We will need to continually review and adapt our plan, depending on health, safety and educational guidance and based on input from all stakeholders.  Our planning process continues to be guided by a vigilant monitoring of public health data in Massachusetts, and we are encouraged that indicators about the virus continue to move in the right direction.  Our plan takes into consideration the educational and medical guidance released by DESE, the MA COVID-19 Command Center’s Medical Advisory Board (a group of physicians and other health experts), and many other members of the MA medical community.  Importantly, it is also based on the input and feedback from local experts, including our staff, families, students, and community leaders.

First, we have modified the 2020-21 school calendar.  Commissioner Riley and the Massachusetts Teachers Association worked together to ensure that every district in the Commonwealth has at least 10 days of professional learning for teachers prior to the first day of school for students.  Our teachers and staff will use this additional time to be trained in the health and safety protocols and accountability systems required to keep our entire community safe.  Additionally, they will receive training in blended learning, social emotional learning, and core content curriculum.  All teachers will return to work by Monday, August 24th (note: Veritas Prep and teachers participating in induction or new staff orientation will return earlier).  Accordingly, students in grades 1-12 will return on Tuesday, September 8, and students in Pre-K and Kindergarten will return on Monday, September 14.  An updated calendar will be available by next Friday, August 7th.

Second, families will have the opportunity to choose between in-person learning (hybrid for most, in-person for selected students who have high needs) and remote learning.  On any given day, we expect to have about 50% of our students physically in person at school, at a distance of 6-feet apart, while the rest of our students learn remotely.  Most classes will have 10-12 students with 1-2 adults.  

Most students will participate in a hybrid model of learning, where cohorts of students attend school in-person on two congruent days (Mon/Tues or Thurs/Fri).  Wednesdays will be reserved for deep cleaning of the schools and both synchronous (live) and self-paced learning.  On the other two remote learning days, students will engage primarily in self-paced learning.  HPS will provide a device and internet access as needed. 

Select students will have the opportunity to attend school in-person five days a week.  We will prioritize Level 1 and 2 English Learners and students with disabilities who have complex needs, defined as meeting at least two of the following criteria:

  • Students who are identified as high needs students who spend approximately 75% of their school day outside of general education classrooms and with special education service providers.
  • Students who cannot engage in remote learning due to their disability-related needs
  • Students who primarily use aided and augmentative communication
  • Students who are dually identified as English Learners

Families also have the opportunity to choose a remote learning only option (HPS Virtual Academy) for their child(ren).  Once again, HPS will provide a device and internet access as needed.  The HPS Virtual Academy will utilize one of the learning management systems (LMS) selected by DESE.  The LMS will be populated with full K-12 content and can be used by students to cover curricular standards.  The HPS Virtual Academy will allow for self-paced study, as well as synchronous (live) learning with an HPS teacher for check-ins and instructional support. 

Next week, we will send a survey to families to determine the learning model that they are most interested in for their child(ren): hybrid, in-person daily (if their child qualifies) or remote learning only.  This survey is non-binding, but is instrumental to our schools’ planning efforts to prepare for students’ return.  We urge all families to complete the survey.  After we solicit input on our final return-to-school plan from the community and submit it to DESE, we will again survey families for their intent to commit to a specific learning model for the length of a term (trimester for grades PreK-5 and 6-7 at Veritas, quarter for all other grades 6-12).

We are continuing to solicit input and feedback, which will be used to develop our final plan to submit to DESE the week of August 10th.  Consider joining us for one of the following sessions to learn more:

  • Thursday, August 6th, 5 p.m. (English), 5:45 p.m. (Spanish): Facebook Live 
  • Friday, August 7th, 6 p.m. School Committee Meeting (accessible on our School Committee webpage and public access television)
  • Monday, August 10th, 9-10:30 a.m.  Staff Meeting (will be sent a calendar invite with log-in details)
  • Monday, August 10th, 3-4:00 p.m.  Community Partners (will be sent a calendar invite with log-in details)
  • Submit questions and suggestions on our Contact Us Form at: https://www.hps.holyoke.ma.us/about-us/contact/ 

Please also visit our return to school webpage for more information.  Please note, information about the specific measures we will take to keep our students and staff safe, as well as a frequently asked questions document, will be available within the next two weeks.  

The development of this plan is truly a team effort.  I want to thank the following people for their commitment and engagement.

  • The 17-member reopening leadership team (RLT) and the 60+ people on sub-committees who have read DESE guidance, responded to questions and developed plans for Holyoke.
  • Principals, school staff members and the facilities team who conducted physical walk-throughs of every building.
  • The parents/guardians of 2,600 students who completed the family survey.
  • 657 staff members who completed the staff survey.
  • All School Committee members for providing input at our July 20th meeting.
  • Many students, staff, family members, and community members who have joined the Facebook Live meetings and School Committee meeting, as well as submitted written questions and suggestions.

We look forward to sharing more information and connecting with you over the next two weeks.  We are committed to working with all stakeholders in the coming months to monitor public health data as it becomes available and modify our plans as required.  The physical health, mental health and safety of our students and staff is our top priority.  

Thank you, again, for your steadfast efforts to partner with us in the best interest of our students, as we work together to create a pathway for every student.  

Thank you,

Dr. Alberto Vázquez Matos, Superintendent/ Receiver



Saludos Comunidad de las Escuelas Públicas de Holyoke: 

Hoy hemos presentado el plan preliminar de regreso a la escuela de Holyoke al Departamento de Educación Primaria y Secundaria (DESE).  En esta carta, comparto con ustedes lo que hoy sabemos que es cierto, pero debemos reconocer que el entorno actual puede cambiar.  Tendremos que revisar y adaptar continuamente nuestro plan, dependiendo de la salud, la seguridad y la orientación educativa, y basándonos en las aportaciones de todas las partes interesadas.  Nuestro proceso de planificación continúa siendo guiado por un monitoreo vigilante de los datos de salud pública en Massachusetts, y nos alienta que los indicadores sobre el virus continúen avanzando en la dirección correcta.  Nuestro plan toma en consideración la guía educativa y médica publicada por DESE, el Consejo Asesor Médico del Centro de Comando de MA COVID-19 (un grupo de médicos y otros expertos en salud), y muchos otros miembros de la comunidad médica de MA.  Es importante destacar que también se basa en las aportaciones y comentarios de los expertos locales, incluyendo nuestro personal, familias, estudiantes y líderes comunitarios.

Primero, hemos modificado el calendario escolar 2020-21.  El Comisionado Riley y la Asociación de Maestros de Massachusetts trabajaron juntos para asegurar que cada distrito en la Mancomunidad tenga al menos 10 días de aprendizaje profesional para los maestros antes del primer día de clases para los estudiantes.  Nuestros maestros y personal usarán este tiempo adicional para ser entrenados en los protocolos de salud y seguridad y los sistemas de responsabilidad requeridos para mantener a toda nuestra comunidad segura.  Además, recibirán capacitación en aprendizaje combinado, aprendizaje social y emocional, y en el plan de estudios de contenido básico.  Todos los maestros volverán a trabajar el lunes 24 de agosto (nota: Veritas Prep y los maestros que participen en la inducción o en la orientación del personal nuevo volverán antes).  Por consiguiente, los estudiantes de los grados 1 a 12 regresarán el martes 8 de septiembre, y los estudiantes de Pre-K y Kinder regresarán el lunes 14 de septiembre.  Un calendario actualizado estará disponible el próximo viernes 7 de agosto.

En segundo lugar, las familias tendrán la oportunidad de elegir entre el aprendizaje en persona (híbrido para la mayoría, en persona para estudiantes seleccionados que tienen grandes necesidades) y el aprendizaje a distancia.  En un día cualquiera, esperamos tener cerca del 50% de nuestros estudiantes físicamente en persona en la escuela, a una distancia de 6 pies, mientras que el resto de nuestros estudiantes aprenden a distancia.  La mayoría de las clases tendrán 10-12 estudiantes con 1-2 adultos.  

La mayoría de los estudiantes participarán en un modelo híbrido de aprendizaje, en el que cohortes de estudiantes asisten a la escuela en persona en dos días congruentes (Lun/Mar o Jue/Vie).  Los miércoles se reservarán para la limpieza profunda de las escuelas y para el aprendizaje sincrónico (en vivo) y a su propio ritmo.  En los otros dos días de aprendizaje a distancia, los estudiantes se dedicarán principalmente al aprendizaje a su propio ritmo.  HPS proporcionará un dispositivo y acceso a Internet según sea necesario.

Los estudiantes seleccionados tendrán la oportunidad de asistir a la escuela en persona cinco días a la semana.  Daremos prioridad a los estudiantes de inglés de nivel 1 y 2 y a los estudiantes con discapacidades que tengan necesidades complejas, definidas como que cumplan al menos dos de los siguientes criterios:

  • Los estudiantes que se identifican como de alta necesidad que pasan aproximadamente el 75% de su día escolar fuera de los salones de clase de educación general y con proveedores de servicios de educación especial.
  • Los estudiantes que no pueden participar en el aprendizaje a distancia debido a sus necesidades relacionadas con la discapacidad
  • Los estudiantes que utilizan principalmente la comunicación asistida y aumentativa
  • Los estudiantes que se identifican mutuamente como aprendices de inglés

Las familias también tienen la oportunidad de elegir una opción de aprendizaje a distancia (Academia Virtual HPS) para su(s) hijo(s).  Una vez más, HPS proporcionará un dispositivo y acceso a Internet según sea necesario.  La Academia Virtual HPS utilizará uno de los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS, por sus siglas en inglés) seleccionados por el DESE.  El LMS estará poblado con contenido completo de K-12 y puede ser usado por los estudiantes para cubrir los estándares curriculares.  La Academia Virtual de HPS permitirá el estudio a su propio ritmo, así como el aprendizaje sincrónico (en vivo) con un maestro de HPS para los chequeos y el apoyo de instrucción. 

La próxima semana, enviaremos una encuesta a las familias para determinar el modelo de aprendizaje que más les interesa para su(s) hijo(s): híbrido, presencial diario (si su hijo(a) califica) o sólo aprendizaje a distancia.  Esta encuesta no es vinculante, pero es fundamental para los esfuerzos de planificación de nuestras escuelas para preparar el regreso de los estudiantes.  Instamos a todas las familias a completar la encuesta.  Después de solicitar la opinión de la comunidad sobre nuestro plan final de regreso a la escuela y presentarlo al DESE, volveremos a encuestar a las familias por su intención de comprometerse con un modelo de aprendizaje específico para la duración de un trimestre (trimestre para los grados PreK-5 y 6-7 en Veritas, cuarto de año para todos los demás grados 6-12).

Seguimos solicitando aportaciones y retroalimentación, que se utilizarán para desarrollar nuestro plan final para presentarlo al DESE la semana del 10 de agosto. Considere la posibilidad de unirse a nosotros en una de las siguientes sesiones para aprender más:

  • Jueves 6 de agosto, 5 p.m. (inglés), 5:45 p.m. (español): Facebook en vivo 
  • Viernes 7 de agosto, 6 p.m. Reunión del Comité Escolar (accesible en nuestra página web del Comité Escolar y en la televisión de acceso público)
  • Lunes 10 de agosto, 9-10:30 a.m. Reunión de personal (se enviará una invitación de calendario con los detalles de acceso)
  • Lunes 10 de agosto, 3-4 p.m. Socios de la comunidad (se enviará una invitación de calendario con los detalles de acceso)
  • Envíe sus preguntas y sugerencias en nuestro formulario de contacto en: https://www.hps.holyoke.ma.us/about-us/contact/ 

Por favor, visite también nuestra página web de regreso a la escuela para más información.  Por favor, tenga en cuenta que la información sobre las medidas específicas que tomaremos para mantener seguros a nuestros estudiantes y personal, así como un documento de preguntas frecuentes, estará disponible en las próximas dos semanas.  

El desarrollo de este plan es realmente un esfuerzo de equipo.  Quiero agradecer a las siguientes personas por su compromiso y dedicación.

  • Los 17 miembros del equipo de liderazgo de reapertura (RLT) y las más de 60 personas en los subcomités que han leído la guía de DESE, han respondido a las preguntas y han desarrollado planes para Holyoke.
  • Los directores, los miembros del personal de la escuela y el equipo de instalaciones que realizaron recorridos físicos de cada edificio.
  • Los padres/encargados de 2,600 estudiantes que completaron la encuesta familiar.
  • 657 miembros del personal que completaron la encuesta del personal.
  • A todos los miembros del Comité Escolar por dar su opinión en nuestra reunión del 20 de julio.
  • Muchos estudiantes, personal, miembros de la familia y miembros de la comunidad que se han unido a las reuniones de Facebook Live y a la reunión del Comité Escolar, así como a las preguntas y sugerencias escritas.

Esperamos compartir más información y conectarnos con ustedes en las próximas dos semanas.  Nos comprometemos a trabajar con todas las partes interesadas en los próximos meses para supervisar los datos de salud pública a medida que estén disponibles y modificar nuestros planes según sea necesario.  La salud física, la salud mental y la seguridad de nuestros estudiantes y personal es nuestra prioridad principal.  

Gracias, una vez más, por sus firmes esfuerzos para asociarse con nosotros en el mejor interés de nuestros estudiantes, mientras trabajamos juntos para crear un camino para cada estudiante.


Dr. Alberto Vázquez Matos, Superintendente/Receptor