Reopening Leadership Team Update Memo #11

Reopening Leadership Team Update Memo #11

Reopening Leadership Team Update Memo #11

The HPS Reopening Leadership team met on Thursday, July 23. The team discussed the new guidance from the Department of Elementary and Secondary Education (DESE), particularly the protocols for responding to COVID-19 scenarios in school, on the bus, or in community settings and the facilities, operations, transportation guidance. (Update on 7/24: Guidance on remote learning and considerations for special classes was also added.) We raised questions that we would like to get further clarity on and/or need to customize for Holyoke. The COVID-19 scenario protocols are very detailed, so we also need to make sure key people in the schools, including clerks and teachers, have easy-to-follow checklists, with additional support from on-site experts, such as the school’s nurse and each school’s COVID-19 response lead. This will be a critical area for us to coordinate with our medical advisor, Dr. Monica Liao, and the local Board of Health.

We continued to discuss elements of the initial plan for reopening, which is due to DESE on Friday, July 31st. As you may recall, every district must plan for 1) in-person learning with new safety requirements; 2) a hybrid of in-person and remote learning; and 3) remote learning. The plan can vary by certain cohorts of students; for example, DESE highly encourages more in-person learning for students with Individual Education Plans (IEPs) who are in substantially separate programs and students who are new to learning English. Our initial plan will detail which populations of students may be in school more often, if a hybrid model is pursued. We are utilizing feedback from our family survey (which was open July 8-15) to inform the plans.

Stephen Huntley, Executive Director of Valley Opportunity Council, was kind enough to join our meeting to share his organization’s experience in reopening community-based preschool programs. (For background, VOC also runs preschool programs in HPS schools, but those programs are not open yet.) They have opened 5 of their 8 preschool programs, as of July 6th. They follow guidance from the Department of Early Education and Care, which is a sister agency to DESE. They have taken many precautions, such as keeping small cohorts of students together, ensuring staff members wear face coverings/masks, enacting social distance and increasing handwashing. He recommended that we work with local testing providers to ensure that our staff and students can be prioritized for testing, if and when someone shows symptoms. (Good news – we have a relationship with XYZ, such that we can be prioritized for testing, although we will ensure to closely monitor this throughout the weeks to ensure we can remain at the top of this list.) He also emphasized the importance of ensuring that all staff members have current and relevant information on COVID-19, especially on how to monitor symptoms, how the disease is transmitted, how to implement safety protocols, and have sufficient and regular opportunities to ask questions.

Finally, here are a few reminders:

  • Keep us informed of any changes to your contact information by completing this form.
  • Be sure that your child is up-to-date with their physical examination and all immunizations (Spanish).
    • NEW this year Meningococcal conjugate vaccine (MenACWY) for students entering the 7th and 11th grades.
  • All HPS buildings and departments are available for phone calls during traditional business hours, although we are still closed to the public.
  • If you have questions and suggestions about returning to school, please submit them on our Contact Us Form at https://www.hps.holyoke.ma.us/about-us/contact/ or text/call our hotline at 413.561.0862. We will respond to your questions within 1 business day. We will ensure that our reopening leadership team considers every question and suggestion.
  • Tune into Dr. Vázquez Matos’ next Facebook Live session, Thursday, August 6th at 5 PM in English and 5:45 PM in Spanish for the latest district updates.
  • Remember to encourage new families to enroll their child(ren) by visiting www.enrollholyoke.com and upload forms, or call (413) 561-0862 to make an appointment for assistance on the phone or to set up a time to exchange the paperwork with our team. A list of required documents can be found at https://bit.ly/3fb3NFU.

We recognize that this continues to be a time of high anxiety for families, students and staff. We are working diligently to make safe decisions, based on guidance and input. We will continue to update you.

Thank you. Stay safe and well.

 


 

Equipo de liderazgo de reapertura de HPS – Memo de actualización #11

El equipo de liderazgo de reapertura de HPS se reunió el jueves 23 de julio. El equipo discutió la nueva guía del Departamento de Educación Primaria y Secundaria (DESE), en particular los protocolos para responder a los escenarios de COVID-19 en la escuela, en el autobús o en entornos comunitarios y las instalaciones, operaciones, guía de transporte. (Actualización del 7/24: También se añadió la Guía sobre el aprendizaje a distancia y las consideraciones para las clases especiales). Planteamos preguntas que nos gustaría aclarar y/o que necesitamos personalizar para Holyoke. Los protocolos de los escenarios de COVID-19 son muy detallados, por lo que también necesitamos asegurarnos de que las personas clave de las escuelas, incluyendo a los empleados y maestros, tengan listas de verificación fáciles de seguir, con apoyo adicional de expertos en el mismo lugar, como la enfermera de la escuela y el líder de respuesta de COVID-19 de cada escuela. Esta será un área crítica para coordinar con nuestra asesora médica, la Dra. Mónica Liao, y la Junta de Salud local.

Continuamos discutiendo elementos del plan inicial para la reapertura, que está previsto para el DESE el viernes 31 de julio. Como recordarán, cada distrito debe planificar 1) el aprendizaje en persona con nuevos requisitos de seguridad; 2) un híbrido de aprendizaje en persona y a distancia; y 3) aprendizaje a distancia. El plan puede variar según ciertos grupos de estudiantes; por ejemplo, DESE anima a que haya más aprendizaje en persona para los estudiantes con Planes de Educación Individual (PEI) que están en programas sustancialmente separados y los estudiantes que son nuevos en el aprendizaje del inglés. Nuestro plan inicial detallará qué poblaciones de estudiantes pueden estar en la escuela más a menudo, si se persigue un modelo híbrido. Estamos utilizando la retroalimentación de nuestra encuesta familiar (que estuvo abierta del 8 al 15 de julio) para informar los planes.

Stephen Huntley, Director Ejecutivo del Valley Opportunity Council, tuvo la amabilidad de unirse a nuestra reunión para compartir la experiencia de su organización en la reapertura de programas preescolares comunitarios. (Como trasfondo, VOC también dirige programas preescolares en escuelas de HPS, pero esos programas no están abiertos todavía.) Han abierto 5 de sus 8 programas preescolares, a partir del 6 de julio. Siguen la guía del Departamento de Educación y Cuidados Tempranos, que es una agencia hermana del DESE. Han tomado muchas precauciones, como mantener juntos a pequeños cohortes de estudiantes, asegurarse de que los miembros del personal usen cubiertas/mascarillas, promulgar el distanciamiento social y aumentar el lavado de manos. Nos recomendó que trabajáramos con los proveedores de pruebas locales para asegurarnos de que nuestro personal y los estudiantes puedan ser priorizados para las pruebas, siempre y cuando alguien muestre síntomas. (Buenas noticias – tenemos una relación con XYZ, de tal manera que podemos ser priorizados para las pruebas, aunque nos aseguraremos de monitorear de cerca esto a lo largo de las semanas para asegurarnos de que podemos permanecer en la parte superior de esta lista). También destacó la importancia de asegurar que todos los miembros del personal tengan información actual y pertinente sobre COVID-19, especialmente sobre cómo vigilar los síntomas, cómo se transmite la enfermedad, cómo aplicar los protocolos de seguridad y tener oportunidades suficientes y regulares de hacer preguntas.

Finalmente, estos son algunos recordatorios:

  • Manténganos informados de cualquier cambio en su información de contacto completando este formulario.
  • Asegúrese de que su hijo esté al día con su examen físico y todas las vacunas. (Español)
    • NUEVO este año Vacuna Meningocócica conjugada (MenACWY) para los estudiantes que ingresan a los grados 7 y 11.
  • Todos los edificios y departamentos de HPS están disponibles para llamadas telefónicas durante las horas de trabajo tradicionales, aunque todavía estamos cerrados al público.
  • Si tiene preguntas y sugerencias sobre el regreso a la escuela, por favor envíelas en nuestro formulario de contacto en https://www.hps.holyoke.ma.us/about-us/contact/ o envíe un mensaje de texto/llame a nuestra línea directa al 413.561.0862. Responderemos a sus preguntas en el plazo de un día laboral. Nos aseguraremos de que nuestro equipo de liderazgo de reapertura considere cada pregunta y sugerencia.
  • Sintonice la próxima sesión de Facebook en vivo del Dr. Vázquez Matos, el jueves 6 de agosto a las 5 PM en inglés y a las 5:45 PM en español para las últimas actualizaciones del distrito.
  • Recuerde animar a las nuevas familias a matricular a su(s) hijo(s) visitando www.enrollholyoke.com y subiendo los formularios, o llamando al (413) 561-0862 para hacer una cita para asistencia telefónica o para fijar una hora para intercambiar el papeleo con nuestro equipo. Puede encontrar una lista de los documentos requeridos en https://bit.ly/3fb3NFU.

Reconocemos que este sigue siendo un momento de gran ansiedad para las familias, los estudiantes y el personal. Estamos trabajando diligentemente para tomar decisiones seguras, basadas en guías y sugerencias. Seguiremos poniéndolos al día. Gracias. Manténganse seguros y sanos.

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